Das Projekt

Im Zuge der firmenweiten Aktualisierung des Office-Pakets und der Terminalserver-Einführung wurden im März und April 2012 die Mitarbeiter der Hauptverwaltung bei netlogix für die neuen Programme geschult.

Das Team des netlogix Magazin traf sich mit Samia Ben Hassen – Assistentin der Geschäftsleitung/Personalwesen der Südwolle Group – zum Gespräch über die Vorteile individueller Schulungen, spontaner Themenfindungen und vertrauter Umgebungen.

Sie haben Office umgestellt ...
... von 2003 und 2007 auf 2010.

Welchen Hintergrund hatte die Umstellung?
Der Hintergrund war, dass alle im Konzern mit dem gleichen System arbeiten. Es ging prinzipiell um eine Vereinheitlichung in der Firmengruppe.

Wie viele Mitarbeiter und aus welchen Abteilungen waren von der Umstellung betroffen?
Betroffen waren alle 55 Mitarbeiter in der Verwaltung hier in Schwaig, von der Geschäftsleitung bis zu den Mitarbeitern aus allen Abteilungen (Verrieb, Sekretariat, Buchhaltung etc.). Die Weiterbildungsmaßnahmen wurden gut angenommen, auch wenn am Ende nicht alle daran teilnehmen konnten, z.B. aufgrund von Urlaubsvertretungen. Das war aber kein Problem, da die Kolleginnen und Kollegen, die verhindert waren, bei Fragen offen auf die zugehen konnten, die an den Schulungen teilgenommen haben.

Wie sind Sie auf netlogix als IT-Trainingsdienstleister gekommen?
Ich habe das Projekt mitten im Laufen von Herrn Weber, der vorher für die Schulungen verantwortich war, übernommen. Und Herr Weber kannte Sie schon von früheren Projekten.

Wie lief die Planung der Schulungen ab?
Die Planung war reibungslos. Als ich das Projekt übernommen habe, hatte Herr Weber es mit Frau Schwachhofer schon ins Rollen gebracht. Obwohl die Termine zwei Mal durch uns komplett umgestoßen wurden, konnten neue Termine nach unseren Vorstellungen und Vorgaben gefunden werden.

Wie viele Termine waren es insgesamt?
Für die Windows-7- und Terminalserver-Schulung gab es insgesamt vier Termine, eine komplette Woche von Montag bis Donnerstag. Dann gab es  jeweils zwei Excel Basic und zwei Excel Fortgeschrittene, ein Mal Windows 7, zwei Mal Word, zwei Mal Outlook und zwei Mal PowerPoint. 

Konnte sich jeder Ihrer Mitarbeiter nur ein Thema aussuchen?
Im Rahmen der Office-Umstellung ist bei uns das Projekt „Key-User“ entstanden: Um Fragen zu Anwenderproblemen von der IT wegzuholen, die ja nicht dafür zuständig ist, wurde in jeder Abteilung für jedes Programm mindestens ein Key-User festgelegt. Diese Key-User sind daraufhin auf die Einzelschulungen zu Excel, Word, PowerPoint und Outlook gegangen. Neben den Key-Usern konnten zusätzlich alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit wahrnehmen, an einer der vier „Globalschulungen“ teilzunehmen. In den „Globalschulungen“ wurden ebenfalls die veränderte Oberfläche und einzelne ausgewählte Themen in Kurzform besprochen.

Sie haben während der Schulung in Ihrem System gearbeitet. War der Grund dafür, dass die Leute später nicht das Gefühl haben, es ist irgendetwas anders?
Genau. Wir haben uns ganz normal mit unserem User und unserem Passwort eingeloggt. Das war sehr praktisch, denn man konnte während der Schulung auch seine E-Mails abrufen. Insbesondere die Outlook-Schulung war super, weil man in der eigenen Mailbox und nicht in einer Test-Mailbox gearbeitet hat, in der zwei Tage später wieder alles anders aussieht. Menschen sind ja eher visuell eingestellt. Es fällt vielen leichter, Anwendungsänderungen anzunehmen und umzusetzen, wenn am eigenen Arbeitsplatz am Tag nach der Schulung alles genauso aussieht wie in der Schulung selbst.

Die Schulung fand in unserem Haus statt. Welche Vorteile hatte das für Sie?
Die Schulungen bei Ihnen im Haus haben den Vorteil, dass man sich ausschließlich auf die Fortbildung konzentrieren kann. Man wird nicht gestört durch Kolleginnen und Kollegen, die „nur kurz“ etwas brauchen, oder macht sich Gedanken darüber, was im Moment alles zur Bearbeitung auf dem Schreibtisch liegt. Wenn man weg ist, ist man einfach weg. Daher lagern wir Ganztagesschulungen gerne aus.

Wann sind die Themen besprochen worden, die geschult wurden?
Die Terminalserver-Themen hat Herr Weber im Vorfeld mit Herrn Nienhaus besprochen. Alle Themen für die Key-User-Schulungen wurden spontan vor Kursbeginn festgelegt. Herr Nienhaus hat gefragt, welche Themen besprochen werden sollen, hat sich eine Liste erstellt und diese dann abgearbeitet.

Die einzelnen Schulungen wurden also individuell auf die Wissenslücken der Teilnehmer ausgerichtet?
Die Wissenslücken standen im Vordergrund. Ein Grund für die Spontanität in Bezug auf die Themenfestlegung war meine Erfahrung, dass teilweise unsinnige „Probleme“ besprochen werden oder auftauchen, wenn man im Vorfeld zu lange über mögliche Schulungsinhalte nachdenkt, beispielsweise die Frage, wie man einen Smiley in einer E-Mail macht. Ferner entwickelt sich eine ganz eigene, effektive Dynamik, wenn sich nicht jeder an „seinen“ vorher überlegten Problemen festbeißt und sich die Schulungsinhalte teilweise während der Fortbildung herauskristallisieren. 

Sie hatten Herrn Nienhaus als externen Trainer. Waren Sie zufrieden mit seiner Arbeit?
Ich persönlich war zufrieden. Natürlich gab es auch die eine oder andere negative Anmerkung, die sich aber bei Schulungsmaßnahmen in dieser Größenordnung nicht vermeiden lassen. Er hat sich nicht aus der Ruhe bringen lassen und die Themen behandelt, die für uns in den einzelnen Kursen wichtig waren. Jeder hat seine E-Mail-Adresse bekommen, um bei eventuellen Problemen auf ihn zurückkommen zu können. Aufgrund unserer Strukturen war es ein großer Vorteil, dass wir für jede Schulung den gleichen Trainer hatten. Das war insbesondere für Outlook ganz wichtig, da wir in allen Abteilungen mit zugeordneten Postfächern arbeiten. Ich zum Beispiel habe Zugriff auf sechs verschiedene Mailboxen mit allen Berechtigungen. Und das ist natürlich eine Herausforderung für Herrn Nienhaus. Da war es wichtig, dass er den Hintergrund unserer Fragen versteht, um konkret darauf antworten zu können.

Haben die Schulungen den erhofften Erfolg gebracht, also eine Entlastung der IT von Fragen?
Die IT ist entlastet, denn in den öffentlich hinterlegten Key-User-Listen kann der Kollege X, wenn er z.B. ein Problem mit Outlook hat, nachschauen, wen er fragen kann. Es werden nun erst einmal selbst aktiv Lösungsansätze gesucht, bevor man sich an die EDV wendet.

Was hat Ihnen an der Zusammenarbeit mit uns besonders gut gefallen?
Alles. An erster Stelle steht natürlich die fachliche Kompetenz und Qualifikation des gesamten netlogix-Teams. Sehr viel Wert lege ich persönlich auf kurze Reaktionszeiten. Wenn ich heute anrufe oder eine Mail schreibe, möchte ich spätestens morgen eine Antwort haben, und wenn es nur heißt „Ich rufe Sie nächste Woche an, weil ich gerade im Urlaub bin“. Ein großer Vorteil bei netlogix ist die Flexibilität. Wenn man z.B. Termine umschmeißt, wird sich nach dem Kunden gerichtet und auf ihn eingegangen. Andere Anbieter stellen einen vor die Wahl: Entweder man nimmt den Termin oder man lässt es. Ein Punkt, auf den viele meiner Kolleginnen und Kollegen großen Wert legen, ist die Verpflegung und insbesondere die Getränkeauswahl. Hier ist netlogix ja eigentlich nicht mehr zu toppen.
Ein Schulungsanbieter, der uns schon kennt und dem ich nicht mehr viel über die Strukturen oder die Leute erzählen muss, ist ein weiterer Vorteil. Einmalige Seminare bei einmaligen Anbietern verursachen bei den Mitarbeitern oft das Gefühl, „Oh Gott, ich habe heute ein Seminar, wie komme ich da hin, gibt es Parkplätze, wie lange dauert das“ usw. Das hat man mit Ihnen nicht. Das ist einfach so „Schulung bei netlogix, alles klar“. Wir waren rundum zufrieden und werden auch weiterhin gerne EDV-Schulungen bei Ihnen anfragen und durchführen.